หลักการและเหตุผล
ISO 9001 เป็นระบบการบริหารคุณภาพตามมาตรฐานสากล ที่มุ่งเน้นการพัฒนาองค์กรเพื่อสร้างความเชื่อมั่น และความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ด้วยข้อกำหนดตามระบบการบริหารคุณภาพ และสิ่งที่จะต้องสนับสนุนกิจกรรมต่าง ๆ ในระบบการบริหารเอกสารตามข้อกำหนด ทุกคนและทุกแผนกมีส่วนเกี่ยวข้อง และการทำหน้าที่ของ DCC เป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องควบคุมเอกสารในระบบให้มีคุณภาพ คือเอกสารที่เกี่ยวข้อง เอกสารในองค์กรในระบบ ISO และบางเอกสารใช้อ้างอิงข้อมูลต่าง ๆ และเป็นความลับขององค์กร เราจึงต้องจัดเก็บให้เป็นระบบ รวมถึงการจัดทำระบบคุณภาพ ISO ขององค์กรก็ให้ความสำคัญในระบบเอกสารและข้อมูล
เราต้องเข้าใจเอกสารที่เป็นฉบับจริงและการจัดเก็บที่เหมาะสม การแจงจ่าย การควบคุม การเข้าถึงและการนำไปใช้อย่างเป็นระบบ หมวดหมู่ที่ถูกต้อง การจัดการบริหารงานเอกสาร (Document Management) และข้อมูลได้ตามข้อกำหนดของระบบ ISO มีส่วนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
วัตถุประสงค์
- ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจวิธีการเขียน Flow Chart การรหัสเอกสาร จัดเก็บเอกสาร ข้อมูลที่เป็นระบบ และได้ตามมาตรฐานของระบบ ISO 9001 อย่างมีประสิทธิภาพ
- ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจถึงโครงสร้างของเอกสารในระบบการจัดการระบบ ISO 9001:2015
- ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจ วิธีการควบคุมในการชี้บ่ง การจัดเก็บ การป้องกัน การนำออกมาใช้ ระยะเวลาในการจัดเก็บ และการทำลายบันทึก
- ผู้เข้ารับการอบรมเข้าแนวทาง วิธีการควบคุมเอกสารและบันทึกในระบบ Hard Copy และเก็บเอกสารเป็นดิจิทัล ตั้งชื่อไฟล์อย่างถูกต้องและเหมาะสม
หัวข้อการอบรม
Module # 1 การจัดการเอกสารและข้อมูลในระบบ ISO 9001:2015
- เอกสารข้อมูลที่กำหนดเป็นมาตรฐานในระบบ ISO 9001
- เอกสารข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพในการบริหารงานคุณภาพในองค์กร
- ส่วนงานต่าง ๆ ในองค์กรทีเกี่ยวข้องกับระบบการควบคุมเอกสารในระบบคุณภาพ
- เรียนรู้โครงสร้างของเอกสารในระบบการจัดการ และการออกแบบรหัสเอกสารให้เหมาะสม
- วิธีการเขียน Flow Chart จัดเก็บเอกสาร ข้อมูลที่เป็นระบบ และได้ตามมาตรฐานของระบบ ISO 9001:2015
- วิธีการควบคุมในการชี้บ่ง การจัดเก็บ การป้องกัน การนำออกมาใช้ ระยะเวลาในการจัดเก็บ และการทำลายบันทึก
- เทคนิคและวิธีการในการจัดทำและปรับปรุงเอกสารตามข้อกำหนดของระบบ ISO
- การควบคุมเอกสารและข้อมูลที่ถูกต้องตามระบบ ISO 9001:2015
- ประเด็นการตรวจติดตามในกระบวนการควบคุมเอกสาร DC ในระบบ ISO 9001:2015
Module # 2 การบริหารงานเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์
- แนวคิดและ Concept ในการปรับเปลี่ยนการทำงานแบบเดิมและแบบใหม่ (อิเล็กทรอนิกส์)
- ประโยชน์ของการสแกนเอกสารเป็นดิจิทัลไฟล์
- เทคนิคการจัดเก็บไฟล์ดิจิทัล การตั้งชื่อไฟล์อย่างถูกต้องและเหมาะสม
- ความเข้าใจในการออกแบบโครงสร้าง การทำดัชนีในการแสกนในการจัดเก็บเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์
- สรุปการเรียนรู้ร่วมกัน ถาม ตอบ
รูปแบบการสัมมนา (แบบ Activity based learning)
- การบรรยายแบบมีส่วนร่วม
- การถาม-ตอบ ยกตัวอย่าง
- Workshop
กลุ่มเป้าหมาย
พนักงานปฏิบัติงาน หัวหน้างาน ธุรการ สำนักงาน ควบคุมเอกสาร
