หลักการและเหตุผล

ทำไมการจัดเอกสารจึงสำคัญ ?
         การทำธุรกรรมทางธุรกิจสิ่งที่ขาดไม่ได้คืองานเอกสารที่ต้องสร้างขึ้นมาในการดำเนินการของการนำไปสู่ธุรกิจทั้งในองค์กรและคู่ค้า การสร้างเอกสารการดำเนินการ จัดเก็บเอกสาร การทำลายเอกสาร จึงเป็นเรื่องที่สำคัญเพราะเป็นหลักฐานที่สำคัญในการอ้างอิงสิ่งที่เกิดขึ้นในขั้นตอนการปฏิบัติงานตั้งแต่กระบวนการแรกจนถึงลูกค้าและสิ่งที่จะต้องสนับสนุนกิจกรรมต่าง ๆ คือเอกสารที่เกี่ยวข้อง และบางเอกสารใช้อ้างอิงข้อมูลต่าง ๆ และเป็นความลับขององค์กรเราจึงต้องจัดเก็บให้เป็นระบบ และในขณะที่ตอนนี้เข้าสู่ยุค IT หรือดิจิทัลที่ต้องพัฒนาการจัดเก็บเอกสารแบบแฟ้มสู่การจัดเก็บแบบดิจิทัลหรือ E-Document รวมถึงขั้นตอนการปฏิบัติงานไปสู่ Workflow แบบสำนักงานไร้กระดาษในปัจจุบันมีหลาย ๆ องค์กรที่กำลังวางแผนและจัดเตรียมไปสู่สำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office) การจะทำให้ระบบการจัดเก็บดิจิทัลมีประสิทธิภาพ

         เราต้องเข้าใจเอกสารที่เป็นฉบับจริงและการจัดเก็บที่เหมาะสม หมวดหมู่ที่ถูกต้องการจัดการบริหารงานเอกสาร (Document Management) มีส่วนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและสามารถลดต้นทุนของบริษัท The National Records Management – Council, Inc ของสหรัฐฯ สำรวจพบว่าองค์กรที่ไม่มีแผนการเก็บเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จสิ้นมีปริมาณและประเภทเอกสารที่ปฏิบัติงานเสร็จแล้วถึง 60 % เก็บในแฟ้มระหว่างปฏิบัติงาน 30 % เอกสารทำลาย 10 % และในส่วนองค์กรที่มีระบบและแผนการจัดเก็บเอกสารมีแฟ้มปฏิบัติงานเสร็จแล้วถึง 16 % เก็บในแฟ้มระหว่างปฏิบัติงาน 23 % เอกสารทำลาย 61 % และการทำงานของพนักงานสูญเสียประสิทธิภาพ 21.3%

          เนื่องจากการทำงานที่ใช้งานกระดาษ (paper-based) จึงต้องนำสู่การจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันและเป็นมืออาชีพจะทำให้องค์กรลดต้นทุนได้ และประสิทธิภาพการทำงานจะมีมากขึ้น

วัตถุประสงค์
1. ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจวิธีการจัดเก็บเอกสารที่เป็นระบบอย่างมีประสิทธิภาพ
2. ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจ และวิธีการที่ถูกต้องเหมาะสมในการจัดเอกสารเตรียมเข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์
3. ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจแนวทางการลดการใช้ปริมาณกระดาษในการทำงาน

หัวข้อการบรรยายและ Workshop
Module # 1 ระบบงานบริหารและจัดเก็บเอกสารที่ถูกต้อง (Document Management)
 วงจรเอกสาร ความหมายและความสำคัญของเอกสารในองค์กร
 ปัญหาที่เกิดขึ้น และอุปสรรคในการจัดเก็บเอกสาร
 แนวทางการลดการใช้กระดาษในองค์กร
 เอกสารที่มีความจำเป็นต้องจัดเก็บในองค์กรให้มีประสิทธิภาพ
 การจัดเก็บเอกสารที่ดี และสิ่งที่พนักงานควรตระหนักในการจัดเก็บเอกสาร
 ระบบการจัดทำดัชนีที่เหมาะสมในการค้นหาง่ายและการจัดเก็บเอกสารที่เหมาะสม
 การจัดเอกสารหรือแฟ้ม จัดเรียง ทำดัชนีที่ถูกต้องเพื่อนำสู่ระบบดิจิทัล
 การจัดเก็บเอกสารเข้าห้องจัดเก็บหรือคลังเก็บให้เป็นระบบ
 การออกแบบในการวางแฟ้ม/กล่องเอกสารในตู้และห้องจัดเก็บ
 การกำหนดอายุของเอกสารตามกฎหมายและวิธีการขั้นตอนการทำลายเอกสารที่ถูกต้อง เหมาะสม

Module # 2 การบริหารงานเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์
 แนวคิดและ Concept ในการปรับเปลี่ยนการทำงานแบบเดิมและแบบใหม่ (อิเล็กทรอนิกส์)
 ประโยชน์ของการสแกนเอกสารเป็นดิจิทัลไฟล์
 การวางแผนงานสู่ระบบดิจิทัล
 สิ่งที่เป็นข้อควรระวังในการปรับเปลี่ยนระบบจากเอกสารสู่ดิจิทัล
 การรออกแบบระบบ Work Flow และเอกสาร E-Document
 ความเข้าใจในการออกแบบโครงสร้างการทำดัชนีในการแสกนในการจัดเก็บเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์
 การใช้ระบบบาร์โค้ดเข้ามาช่วยในการปฏิบัติการในการจัดเก็บเอกสาร
 เทคโนโลยีในการจัดเก็บเอกสาร ระบบ Work Flow และบริหารเอกสารแบบ E-Document
 แนะนำ Software ในตลาดและจากประสบการณ์ของวิทยากร
สรุปการเรียนรู้ร่วมกัน ถาม ตอบ

หมายเหตุ สำหรับ Inhouse Training

เนื้อหาสามารถปรับได้ตามความเหมาะสมของกลุ่มผู้เข้าอบรม