หลักการและเหตุผล
หลาย ๆ คนอาจมีความสงสัยว่า เลขานุการบริษัทมีความสำคัญอย่างไร และมากน้อยเพียงไร จนถึงขั้นที่ต้องตราไว้ในกฎหมายว่า บริษัทจดทะเบียน มีการกำกับดูแลกิจการที่ดี ก็คือมี บทบัญญัติในส่วนที่กำหนดให้บริษัทจดทะเบียนต้องจัดให้มี “เลขานุการบริษัท” การแต่งตั้งเลขานุการบริษัท (Company Secretary) ต้องมีบทบาทหน้าที่ที่สำคัญ โดยเป็นบุคคลที่คอยช่วยให้บริษัทและคณะกรรมการของบริษัทปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงเป็นตัวกลางที่คอยประสานงานกับบุคคลทั้งภายในบริษัท และบุคคลภายนอกบริษัท เพื่อเป็นศูนย์รวมข้อมูลให้ผู้ที่เกี่ยวข้องได้มีแหล่งข้อมูลที่เป็นระบบระเบียบ และสะดวกต่อการค้นหาอ้างอิง และยังได้กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการบริษัทไว้ให้มีหน้าที่ในการจัดทำและเก็บรักษาเอกสารที่สำคัญต่าง ๆ ของบริษัท
การทำงานของเลขานุการยุคใหม่ นอกจากมีความรับผิดชอบที่หลากหลาย คุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับผู้ที่เป็นเลขานุการบริษัท ยังมีความรอบรู้และเข้าใจทั้งในเรื่องธุรกิจของบริษัท และเรื่องที่เกี่ยวข้องในงาน รวมทั้งการทำงานกับเจ้านายในเจนเนอเรชั่น (Generation) หรือช่วงวัยทำงานที่แตกต่างกัน หน้าที่และการทำงานต้องการปรับตัวให้ทันยุค ทันสมัยอยู่ตลอดเวลากับมนุษย์งาน 4 GEN ในปัจจุบัน
ด้วยเหตุนี้และความสำคัญของเลขานุการบริษัทต้องปฏิบัติหน้าที่ด้วยความรับผิดชอบ ระมัดระวัง และซื่อสัตย์สุจริต และต้องปฏิบัติให้เป็นไปตามกฎหมาย วัตถุประสงค์ ข้อบังคับของบริษัท รวมถึงมติของคณะกรรมการ และมติที่ประชุมผู้ถือหุ้นอีกด้วย การฝึกอบรมสัมมนาครั้งนี้ จึงมุ่งเน้นให้หลักการ แนวคิดใหม่ๆ ที่เป็นรูปธรรมในทำงานกับเจ้านาย 4 GEN ได้อย่างราบรื่น มีความสุข และมีเทคนิคการทำงานกับเจ้านาย 4 GEN ด้วย SELF Model
วัตถุประสงค์
- เพื่อให้ผู้เข้าอบรมมีความรู้ ความเข้าใจ รู้จักงานเลขานุการอย่างถูกต้อง ทันยุค ทันสมัยกับการทำงานกับเจ้านายในแต่ช่วงวัย (Generation) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- เพื่อให้ผู้เข้าอบรมได้พัฒนาทักษะ มีวิธีการทำงานที่สร้างสรรค์กับเจ้านาย 4 GEN อย่างมีรูปแบบและตรงกับสไตล์ของการทำงานร่วมกันด้วยมืออาชีพ
- เพื่อให้ผู้เข้าอบรมรู้จักการพัฒนาบุคลิกภาพ เพิ่มศักยภาพการปฏิบัติหน้าที่งานเลขานุการ และเทคนิคใหม่ๆ ให้มีประสิทธิภาพสูงสุดกับการเปลี่ยนแปลงใหม่ๆ
ประเด็นการสนทนา/ฝึกปฏิบัติ
ทำความรู้จักกับงาน “เลขานุการ” มากขึ้นกันเถอะ
- งานเลขานุการต้องทำอะไรบ้าง?
- เสน่ห์ของงานเลขานุการคืออะไร?
- ข้อดีของงานเลขานุการคือ?
- ข้อเสียของงานเลขานุการคือ?
- คุณสมบัติของเลขานุการที่ควรมี?
ทักษะที่จำเป็นสำหรับอาชีพเลขานุการบริษัท
- จัดลำดับความสำคัญของงาน และการจัดเก็บเอกสาร
- ให้ความสำคัญกับเรื่องของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการอนุมัติ
- มีความเชี่ยวชาญ 3 โปรแกรมหลักการใช้คอมพิวเตอร์
- การบันทึกรายงานการประชุม
- การสื่อสารให้เป็น พูดให้รู้เรื่อง เรื่องใดควรพูดหรือเรื่องใดไม่ควรพูด
- การระมัดระวังในเรื่องของการให้ข้อมูลสำคัญ กับผู้ที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้อง
คุณสมบัติของเลขานุการที่เจ้านายต้องการยุคใหม่
เลขานุการกับการรู้จักวิถี 4 เจเนเรชั่นในที่ทำงาน กับเจ้านาย 4 GEN
- ช่องว่างระหว่างวัย (generation gap)
- “ช่วงวัย” หรือ “เจเนเรชั่น” (generation)
- 4 GEN ในที่ทำงานต้องรู้ (Baby boomer) (Gen-X) (Gen-Y) (Gen Z)
WORKSHOP : วิเคราะห์กฎเหล็ก 4 ข้อของเลขานุการกับเจ้านาย 4 GEN
เทคนิคการทลายช่องว่างและกำแพงระหว่างวัยทำงานของเลขานุการกับเจ้านาย 4 GEN
- รูปแบบการทำงาน
- เป้าหมายในการทำงาน
- งานที่คนทำงาน GEN นี้ควรทำ
CASE STUDY กรณีศึกษาจากเลขานุการองค์ชั้นนำ “เลขานุการยุคใหม่ ทำอย่างไรให้ชนะใจเจ้านาย”
เทคนิคในการทำงานกับเจ้านายให้ราบรื่นด้วย SELF model
- S : Social (สังคม)
- E : Emotional (อารมณ์)
- L : Learning (เรียนรู้)
- F: Flow (ยืดหยุ่น)
Q & A ถาม-ตอบปัญหา แลกเปลี่ยนประเด็น และแนวทางแก้ไขปัญหา
วิธีการฝึกอบรม – สัมมนา
เป็นการฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการ (Dynamic & Workshop) เน้นการเรียนรู้ด้วยตนเอง และแลกเปลี่ยนประสบการณ์ร่วมกัน (Learning by Doing and Participating with Experiences) ซึ่งประกอบด้วย
{ การบรรยาย { กิจกรรม และเกม { การแสดงออก
{ กลุ่มสัมพันธ์ { การแสดงความคิด ถาม – ตอบ
